Документы должны подшиваться таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного. прочтения текста, дат, виз и резолюций.
3.Передача дел в архив
После окончания делопроизводственного года дела постоянного и временного / более 10 лет / хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями государственного стандарта передаются в архив.
Описание дела — это систематизированный перечень заголовков дел, которые раскрывают их состав и содержание и закрепляют систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме того, описание является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата, который обеспечивает оперативный поиск дел. Составление и оформление описей дел выполняется как в делопроизводстве учреждения, так и в ведомственном архиве. В делопроизводстве описи составляются на дела каждого стриктурного подразделения, каждой общественной организации за календарный год или за определенный срок. В бесструктурных учреждении описи составляются на все дела, которые создались в процессе ее деятельности.
Описи дел структурных подразделений составляются работниками службы делопроизводства или лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.
Несколько годовых разделов ведомых описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, в которых количество заголовков дел достигло любой четырехзначной цифры, считается законченным описанием.
В организациях с небольшим объемом ежегодно образованных дел постоянного хранения / до 200 дел / описание считается законченным, если в него включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
Годовой раздел может также считаться законченным описанием после передачи включенных в него дел в государственный архив. по требованию ведомственного архива к описанию мажут быть введены содержание, список сокращенных слов, указатели. В содержании перечисляются названия всех подразделений описания а также указатели / если они имеются.
Против каждого названия указывается номер соответствующего листа описания. Список сокращенных слов складывается в тех случаях, когда в описании употребляется сокращение, характерные для данного учреждения или его структурного подразделения. Сокращение перечисляются в алфавитном порядке.
Указатели состоят тематические, именные, географические, хронологические и др.. Вид указателей определяется составителем документов и необходимостью создания условий для наиболее полного их использования.
Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, временного / более 10 лет / хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описаниям.
Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения / канцелярии, секретариата, общего отдела и др.. /. Заголовок каждой картотеки включается в опись.
Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, который составляется заведующим ведомственным архивом или лицом, ответственным за архив и предварительно согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем учреждения.
Дела временного / до 10 лет включительно / хранения передачи в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизовано в канцелярии, секретариате или др.. службе делопроизводства или в структурных подразделениях.
В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описи или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.
Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяются сотрудниками архива на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив. При установлении недостатков в формировании дел, работники структурных подразделений обязательства язанi их устранить.
Дела принимает заведующий ведомственным архивом / специальный сотрудник архива / или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника структурного подразделения, их сочинил. Передача дел производится по описи в двух экземплярах против каждого дела, которая передается, делается отметка о ее наличии.
В конце описания в каждом его экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передала дела.
При принятии особо ценных дел проверяется количество листов в деле.
Рекомендуемая литература:
1. Бондарева Т. М. Секретарское дело. — М.: Высшая школа., 1995.
2. Блощинский В. А. Современное делопроизводство: Учеб. пособие.-К,: Центр учебной литературы, 2005.
3. Веселов П. В. Профессия — секретарь. — М. Маркетинг, 1996.
4. Глущик С. В., Дияк В., Шевчук С. В. Современные деловые папери.-К.: А. С. К., 2003.
5. Головач А. С. Зразкы оформления, документов: Для предприятий и граждан. — Донецк: Сталкер, 1999.
6. Диденко А. Н. Сучасне диловодство.-К.: Лыбидь, 2004.
7. Кузнецова Т. В. Степанов Е. А., Филиппов Н. Г. Делопроизводство и техническая документация.-М.: Высшая школа, 1991.
8. Кузмичев В. И. Делопроизводство без проблем К., 1997
9. Кулиниченко ВЛ. Деловые бумаги и документы предпринимательской деятельности. — М.; 1996.
10. Молдованов М. И., Сидоров Г. М. Современный деловой документ: Образцы важнейших документов на украинском языке. — М.:, 1992.
11. Палеха Ю. И. Документационное обеспечение управления: Учебник. — К., МАУП, 1997.
12. Погиба Л. Г., Грибиниченко Т. А., Баган М. П. Составление деловых бумаг. Практикум: Учеб. Пособие. — К., 2002.
13. Универсальный справочник по деловых бумаг и деловой етики.-К.: Доверие, 2003.
14. Универсальный справочник-практикум из деловых бумаг / Сост.: С. П. Бибик, И. Л. Михно, Л. А. Пустовит.-К.: Доверие, 1999.
Стенюков В. Пустозерова М. Делопроизводство в управлении персоналом.-М., 2001
Добавить комментарий