bannerka.ua

Систематизация документов и их хранения — № 3

Документы должны подшиваться таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного. прочтения текста, дат, виз и резолюций.

3.Передача дел в архив

После окончания делопроизводственного года дела постоянного и временного / более 10 лет / хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями государственного стандарта передаются в архив.

Описание дела — это систематизированный перечень заголовков дел, которые раскрывают их состав и содержание и закрепляют систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме того, описание является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата, который обеспечивает оперативный поиск дел. Составление и оформление описей дел выполняется как в делопроизводстве учреждения, так и в ведомственном архиве. В делопроизводстве описи составляются на дела каждого стриктурного подразделения, каждой общественной организации за календарный год или за определенный срок. В бесструктурных учреждении описи составляются на все дела, которые создались в процессе ее деятельности.

Описи дел структурных подразделений составляются работниками службы делопроизводства или лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Несколько годовых разделов ведомых описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, в которых количество заголовков дел достигло любой четырехзначной цифры, считается законченным описанием.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образованных дел постоянного хранения / до 200 дел / описание считается законченным, если в него включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

Годовой раздел может также считаться законченным описанием после передачи включенных в него дел в государственный архив. по требованию ведомственного архива к описанию мажут быть введены содержание, список сокращенных слов, указатели. В содержании перечисляются названия всех подразделений описания а также указатели / если они имеются.

Против каждого названия указывается номер соответствующего листа описания. Список сокращенных слов складывается в тех случаях, когда в описании употребляется сокращение, характерные для данного учреждения или его структурного подразделения. Сокращение перечисляются в алфавитном порядке.

Указатели состоят тематические, именные, географические, хронологические и др.. Вид указателей определяется составителем документов и необходимостью создания условий для наиболее полного их использования.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, временного / более 10 лет / хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описаниям.

Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения / канцелярии, секретариата, общего отдела и др.. /. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, который составляется заведующим ведомственным архивом или лицом, ответственным за архив и предварительно согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем учреждения.

Дела временного / до 10 лет включительно / хранения передачи в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизовано в канцелярии, секретариате или др.. службе делопроизводства или в структурных подразделениях.

В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описи или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяются сотрудниками архива на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив. При установлении недостатков в формировании дел, работники структурных подразделений обязательства язанi их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом / специальный сотрудник архива / или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника структурного подразделения, их сочинил. Передача дел производится по описи в двух экземплярах против каждого дела, которая передается, делается отметка о ее наличии.

В конце описания в каждом его экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передала дела.

При принятии особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

Рекомендуемая литература:

1. Бондарева Т. М. Секретарское дело. — М.: Высшая школа., 1995.

2. Блощинский В. А. Современное делопроизводство: Учеб. пособие.-К,: Центр учебной литературы, 2005.

3. Веселов П. В. Профессия — секретарь. — М. Маркетинг, 1996.

4. Глущик С. В., Дияк В., Шевчук С. В. Современные деловые папери.-К.: А. С. К., 2003.

5. Головач А. С. Зразкы оформления, документов: Для предприятий и граждан. — Донецк: Сталкер, 1999.

6. Диденко А. Н. Сучасне диловодство.-К.: Лыбидь, 2004.

7. Кузнецова Т. В. Степанов Е. А., Филиппов Н. Г. Делопроизводство и техническая документация.-М.: Высшая школа, 1991.

8. Кузмичев В. И. Делопроизводство без проблем К., 1997

9. Кулиниченко ВЛ. Деловые бумаги и документы предпринимательской деятельности. — М.; 1996.

10. Молдованов М. И., Сидоров Г. М. Современный деловой документ: Образцы важнейших документов на украинском языке. — М.:, 1992.

11. Палеха Ю. И. Документационное обеспечение управления: Учебник. — К., МАУП, 1997.

12. Погиба Л. Г., Грибиниченко Т. А., Баган М. П. Составление деловых бумаг. Практикум: Учеб. Пособие. — К., 2002.

13. Универсальный справочник по деловых бумаг и деловой етики.-К.: Доверие, 2003.

14. Универсальный справочник-практикум из деловых бумаг / Сост.: С. П. Бибик, И. Л. Михно, Л. А. Пустовит.-К.: Доверие, 1999.

Стенюков В. Пустозерова М. Делопроизводство в управлении персоналом.-М., 2001

Вам будет интересно почитать:

Tagged with: , , , , , , ,
Posted in Делопроизводство

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Перечень предметов
  1. Бухучет в ресторанном хозяйстве
  2. Введение в специальность 4к.2с
  3. Высшая математика 3к.1с
  4. Делопроизводство
  5. Информационные технологии в области
  6. Информационные технологии в системах качества стандартизаціісертифікаціі
  7. История украинской культуры
  8. Математические модели в расчетах на эвм
  9. Методы контроля пищевых производств
  10. Микробиология молока и молочных продуктов 3к.1с
  11. Микропроцессорные системы управления технологическими процессами
  12. Научно-практические основы технологии молока и молочных продуктов
  13. Научно-практические основы технологии мяса и мясных продуктов
  14. Общая технология пищевых производств 4к.2с
  15. Общие технологии пищевых производств
  16. Организация обслуживания в предприятиях ресторанного хозяйства
  17. Основы научных исследований и техничнои творчества
  18. Основы охраны труда
  19. Основы пидприемницькои деятельности и агробизнеса
  20. Основы физиологии и гигиены питания 3к.1с
  21. Пищевые и диетические добавки
  22. Политология
  23. Получения доброкачественного молока 3к.1с
  24. Прикладная механика
  25. Прикладная механика 4к.2с
  26. Теоретические основы технологии пищевых производств
  27. Технологический семинар
  28. Технологическое оборудование для молочной промышленности
  29. Технологическое оборудование для мьяснои промышленности
  30. Технология продукции предприятий ресторанного хозяйства
  31. Технология хранения консервирования и переработки молока
  32. Технология хранения, консервирования и переработки мяса
  33. Технохимическому контроль
  34. Управление качеством продукции ресторанного хозяйства
  35. Физика
  36. Физическое воспитание 3к.1с
Возможно Вы искали: