bannerka.ua

Систематизация документов и их хранения — № 2

При оформлении обложек дел постоянного, временного / более 10 лет / хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность, наименование структурного подразделения, индекс, дата; аннотация на документы дела / для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы /; дата дела / тома, части /, количество листов в деле, срок хранения, архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, а также кодов государственного архива и учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела дотримуютьсятаких требований: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры / последний целесообразно проставлять и на корешок дела для удобства поиска дела при вертикальном способе их хранения.

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или временного / более 10 лет / хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения / вышестоящего ведомства, структурного подразделения / изменилась или дело передано в другое учреждение / структурное подразделение, на обложке дописывают название этого учреждения / структурного подразделения /. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованный с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях, например, если заголовок на обложке отражает содержание документов по делу, в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, следует об этом сказать.

Важным реквизитом обложки дела есть дата дела, т. е. год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащей распорядительную, творческую и другую документацию / доклады, стенограммы, письма и т. д. /, для которых точная датировка имел важное значение, а также дела, содержащие несколько томов / частей являются крайние даты документов, т. е. число, месяц, год регистрации / сборки / самого раннего и позднего из документов, которые занесены в дела

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и др.. есть даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения / если они утверждаются /.

Датой личного дела являются даты подписи приказов о приеме и увольнении лица, на которое она заведена.

Если делом является журнал приказов, распоряжений и др.., То датой будут календарные даты первой и последней записи журнале

Если дела включены документы, дата которых не совпадает с датой дела / особенно это касается приложений /, то под последнюю с новой строки делается следующая запись: В

Деле имеются документы за_________ год / года / .

Если дата документа определяется приблизительно, на основании анализа его содержания, то пределы колебания обсуждаются, в дата или отдельные ее элементы заключаются В квадратные скобки. Полные или отдельные элементы даты, не абсолютно достоверные, сопровождаются знаком.

Обязательным реквизитом обложки дела является количество страниц в деле, проставляется на основании заверяя надписи дела.

Срок хранения дела переносится на обложку соответствии с номенклатурой дел учреждения после сверки ее с ведомственным перечнем документов и указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишут: Хранить постоянно.

Для обеспечения хранения и систематизации документов, которые занесены в дело постоянного или временного / более 10 лет / хранения, нумерация всех страниц / за исключением страниц завирюючого надписи и внутренней описи / делается непрерывной в развернутом виде арабскими цифрами. Страницы нумеруются в правом верхнем углу карандашом или механическим нумератором. Если дело состоит из нескольких томов / частей /, то страницы нумеруют для каждого тома отдельно. Лист любого формата, подшитый за одну сторону, нумеруют как один лист; лист составлен и подшит по изгибу, подлежит Перешивка и нумеруется как один.

Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу

Если к делу подшиты конверты с надписями и вложениями, конверты нумеруют, а на вложениях проставляют номер, следующий за номером конверта. Наличие вложений, нумеровать нельзя / медали, монеты и др.. /, Оговариваются в заверяя надписи.

Если при нумерации листов была допущена большое количество ошибок, лист дела перенумеровываются, при этом старый номер зачеркивается косой чертой так, чтобы его было хорошо видно. При небольшом количестве ошибок нумерацию листов исправляют. При этом на ненумерованных листах [ставят номер предыдущего пронумерованного листа, к 6м, в и др.

При повторении одного номера на нескольких-листах, которые идут один за одним, к каждому номера листа, начиная второго до — дают букву а, в и др.. Такие исправления разрешено делать по согласованию с соответствующим государственным архивом при подготовке документов для передачи на государственное хранение.

Подшиты в дела документы, которые имеют собственную нумерацию листов / включая печатные издания /, сохраняют /,

Соответствующий последовательности расположения листов, или нумеруют в общем порядке.

В конце каждого дела постоянного, временного / более 10 лет / хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов состоит заверь надпись на отдельном листке-завирювачу. В книгах заверяя надпись ставится на обратной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном листе формата карточки. Выносить заверяя надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа запрещается. Если дело подшито или переплетено без бланка письма-завирювача, он накладывается на верхнюю часть внутреннего оборота обложки дела. В завирюючому надписи должны оговариваться такие особенности нумерации документов дела, как наличие литерных номеров листов; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет крупно форматных листов; конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверяя надписи дела цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через

Знак + / плюс / — количество листов внутренней описи / при ее наличии /. Завирюючий надпись пишется разборчиво »с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с розшифруваннням подписи.

Для определенных категорий дел постоянного и временного / более 10 лет / сроков хранения составляется внутренняя опись документов.

Внутреннее описание составляется на отдельном листе по установленной форме и подписывается составителем с расшифровкой подписи, указанием должности и даты.

Все документы, сформированные в дела постоянного и временного /Больше 10 лет / хранения и по личному составу, должны подшиваться или переплетаться. При подготовке документов к подшивки изымаются шпильки, скреп-ки и другие металлические предметы.

Вам будет интересно почитать:

Tagged with: , , , , , , ,
Posted in Делопроизводство

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Перечень предметов
  1. Бухучет в ресторанном хозяйстве
  2. Введение в специальность 4к.2с
  3. Высшая математика 3к.1с
  4. Делопроизводство
  5. Информационные технологии в области
  6. Информационные технологии в системах качества стандартизаціісертифікаціі
  7. История украинской культуры
  8. Математические модели в расчетах на эвм
  9. Методы контроля пищевых производств
  10. Микробиология молока и молочных продуктов 3к.1с
  11. Микропроцессорные системы управления технологическими процессами
  12. Научно-практические основы технологии молока и молочных продуктов
  13. Научно-практические основы технологии мяса и мясных продуктов
  14. Общая технология пищевых производств 4к.2с
  15. Общие технологии пищевых производств
  16. Организация обслуживания в предприятиях ресторанного хозяйства
  17. Основы научных исследований и техничнои творчества
  18. Основы охраны труда
  19. Основы пидприемницькои деятельности и агробизнеса
  20. Основы физиологии и гигиены питания 3к.1с
  21. Пищевые и диетические добавки
  22. Политология
  23. Получения доброкачественного молока 3к.1с
  24. Прикладная механика
  25. Прикладная механика 4к.2с
  26. Теоретические основы технологии пищевых производств
  27. Технологический семинар
  28. Технологическое оборудование для молочной промышленности
  29. Технологическое оборудование для мьяснои промышленности
  30. Технология продукции предприятий ресторанного хозяйства
  31. Технология хранения консервирования и переработки молока
  32. Технология хранения, консервирования и переработки мяса
  33. Технохимическому контроль
  34. Управление качеством продукции ресторанного хозяйства
  35. Физика
  36. Физическое воспитание 3к.1с
Возможно Вы искали: