Лекция 4 Систематизация документов и их хранения
1.Експертиза ценности документов
2.Офмлення дел
3.Передача дел в архив
1.ЕКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Работа по подготовке документов к хранению и использованию, отбора документов на постоянное хранение начинается с текущей работы с документами.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление документов, описи дел, обеспечение сохранности документов, передача дел в — архив учреждения.
Экспертиза ценности документов — это определение политического, народнохозяйственного, социально-культурного и иного значения документов при их отбора на хранение и установления срока хранения.
В процессе экспертизы ценности документов решаются задачи отбора на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, те имеют временный оперативный или справочный характер.
Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.
Первый этап экспертизы осуществляется на стадии текущей работы с документами:
O при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;
O при: регистрации документов, поступивших в учреждения при проставлены на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу / с указанием на обложке дела срока хранения,
O при направлении документов в дело / исполнитель, вчившы рассматриваемому в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа — до того или иного дела, чем работник, который регистрировал документ.
Второй этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дела для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними / проводится персоналом структурных подразделений и контролируется экспертной комиссией учреждения, организации, предприятия /.
Третий этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение / проводится рабочими ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива /.
Экспертиза проводится на основании принципа историзма согласно комплексно применяемых критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
Критериями оценки происхождения: роль и место организации / лица / в системе государственного управления или конкретной отрасли , значимость выполняемых ею функций, время и место создания документов. Критерии оценки содержания • — значимость события / явления, предмета /, отраженной в документе, значения информации: содержащаяся в документах, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.
К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическое достоверность / наличие подписей, дат, печатей, резолюций, отметок /, особенности передачи текста, материальные основания документа и Его физический | состояние.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение образуется экспертная комиссия / ЕК
Экспертная комиссия образуется приказом руководителя учреждения / структурного подразделения / из наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру, делопроизводство, состав и содержание документации своего учреждения.
В состав ЭК учреждения обязательно входит заведующий ведомственным архивом / лицо, ответственное за архив /, в состав. — Представитель от соответствующих учреждения государственной службы.
Представитель государственной архивной службы может также входить в состав ЭК учреждения по согласованию соответствующего государственного архива. Председателем ЦЭК / ЕК / назначается один из руководящих; работников учреждения. ЦЭК / ЕК / проводит заседания согласно Плана работы, утвержденного руководителем учреждения, при необходимости, но не реже двух раз в год. Решение ЦЭК принимаются большинством голосов. Заседание ЦЭК / ЕК / протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии; утверждаются руководителем учреждения.
ЦЭК / ЕК / организации является совещательным органом, который работает в тесном контакте с экспертно проверочной комиссией / ЕПК / соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой получает необходимые организационно-методические указания.
В каждой организации, имеющей эксперту комиссию, розробляться положение о нем, в котором определяются ее функции, права и порядок организации работы.
Документирования, деятельности ЦЭК / ЕК / и формирование дел, возникших в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.
Для правильного определения ценности документов члены ЦЭК / ЕН / изучают историю учреждения, его функции и структуру, систему делопроизводства, связи с другими организациями. Правильность отнесения документов к делам с соответствующими сроками хранения и оценка их научной и практической ценности обеспечивается поаркушним просмотром дел. Отбор документов на государственное хранение и уничтожение только на основании заголовков на обложках дел без анализа фактического содержания документов не допускается.
Сотрудники и делопроизводственный персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива отбирают документы на постоянное, временное хранение, уничтожения. Члены ЭК с участием других специалистов проверяют правильность отбора документов, просматривая описи, акты на уничтожение документов и дел и документы.
В результате работы экспертной комиссии образуется четыре группы документов с различными сроками хранения: те подлежащих постоянному хранению в государственных архивах; подлежащие временному хранения в ведомственных архивах более 10 лет /; подлежащих временному хранению / до 10 лет /; подлежащие уничтожению в связи 'связи с конечным срока их хранения.
После утверждения описей на дела постоянного хранения соответствующий орган государственно архивной службы дает разрешение учреждении на уничтожение докуметов с временными сроками хранения.
По его же усмотрению после утверждения описей на дела постоянного хранения организации может быть предоставлено право самостоятельно уничтожать дела, для которых в списках установленные сроки с отметками ЭПК и ЭК.
Уничтожения отобранных, как таковых, не подлежащие дальнейшему хранению документов, оформляется актами. Акт об уничтожении документов или дел подписывают председатель и члены экспертной комиссии, утверждает — руководитель учреждения.
2.ООформление дел — это комплекс работ по переплетения нумерации, составления завирювального надписи, внутренней описи документов / в необходимых
Случаях /, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки Уточнение наименование организации, делопроизводственного индекса и заголовка, даты дел и др..
Ооформлення дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года в котором они были заведены.
Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации и структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и оформление дел. Эта работа должна осуществляться при методической помощи и контроль ведомственного архива. Зона организуется и проводится так, чтобы в архив поступали дела, не требующие дополнительной обработки. Зависимости от сроков хранения проводится! полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного / более 10 лет хранения и по личному составу.
Дела временного / до 10 лет включительно / хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить скоросшивателей, без нумерации листы в, а также без составления завирюовального надписи.
[…] систематизация документов и их хранение […]