bannerka.ua

Систематизация документов и их хранения — № 1

Лекция 4 Систематизация документов и их хранения

1.Експертиза ценности документов

2.Офмлення дел

3.Передача дел в архив

1.ЕКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Работа по подготовке документов к хранению и использованию, отбора документов на постоянное хранение начинается с текущей работы с документами.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление документов, описи дел, обеспечение сохранности документов, передача дел в — архив учреждения.

Экспертиза ценности документов — это определение политического, народнохозяйственного, социально-культурного и иного значения документов при их отбора на хранение и установления срока хранения.

В процессе экспертизы ценности документов решаются задачи отбора на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, те имеют временный оперативный или справочный характер.

Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.

Первый этап экспертизы осуществляется на стадии текущей работы с документами:

O при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

O при: регистрации документов, поступивших в учреждения при проставлены на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу / с указанием на обложке дела срока хранения,

O при направлении документов в дело / исполнитель, вчившы рассматриваемому в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа — до того или иного дела, чем работник, который регистрировал документ.

Второй этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дела для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними / проводится персоналом структурных подразделений и контролируется экспертной комиссией учреждения, организации, предприятия /.

Третий этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение / проводится рабочими ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива /.

Экспертиза проводится на основании принципа историзма согласно комплексно применяемых критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Критериями оценки происхождения: роль и место организации / лица / в системе государственного управления или конкретной отрасли , значимость выполняемых ею функций, время и место создания документов. Критерии оценки содержания • — значимость события / явления, предмета /, отраженной в документе, значения информации: содержащаяся в документах, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическое достоверность / наличие подписей, дат, печатей, резолюций, отметок /, особенности передачи текста, материальные основания документа и Его физический | состояние.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение образуется экспертная комиссия / ЕК

Экспертная комиссия образуется приказом руководителя учреждения / структурного подразделения / из наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру, делопроизводство, состав и содержание документации своего учреждения.

В состав ЭК учреждения обязательно входит заведующий ведомственным архивом / лицо, ответственное за архив /, в состав. — Представитель от соответствующих учреждения государственной службы.

Представитель государственной архивной службы может также входить в состав ЭК учреждения по согласованию соответствующего государственного архива. Председателем ЦЭК / ЕК / назначается один из руководящих; работников учреждения. ЦЭК / ЕК / проводит заседания согласно Плана работы, утвержденного руководителем учреждения, при необходимости, но не реже двух раз в год. Решение ЦЭК принимаются большинством голосов. Заседание ЦЭК / ЕК / протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии; утверждаются руководителем учреждения.

ЦЭК / ЕК / организации является совещательным органом, который работает в тесном контакте с экспертно проверочной комиссией / ЕПК / соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой получает необходимые организационно-методические указания.

В каждой организации, имеющей эксперту комиссию, розробляться положение о нем, в котором определяются ее функции, права и порядок организации работы.

Документирования, деятельности ЦЭК / ЕК / и формирование дел, возникших в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

Для правильного определения ценности документов члены ЦЭК / ЕН / изучают историю учреждения, его функции и структуру, систему делопроизводства, связи с другими организациями. Правильность отнесения документов к делам с соответствующими сроками хранения и оценка их научной и практической ценности обеспечивается поаркушним просмотром дел. Отбор документов на государственное хранение и уничтожение только на основании заголовков на обложках дел без анализа фактического содержания документов не допускается.

Сотрудники и делопроизводственный персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива отбирают документы на постоянное, временное хранение, уничтожения. Члены ЭК с участием других специалистов проверяют правильность отбора документов, просматривая описи, акты на уничтожение документов и дел и документы.

В результате работы экспертной комиссии образуется четыре группы документов с различными сроками хранения: те подлежащих постоянному хранению в государственных архивах; подлежащие временному хранения в ведомственных архивах более 10 лет /; подлежащих временному хранению / до 10 лет /; подлежащие уничтожению в связи 'связи с конечным срока их хранения.

После утверждения описей на дела постоянного хранения соответствующий орган государственно архивной службы дает разрешение учреждении на уничтожение докуметов с временными сроками хранения.

По его же усмотрению после утверждения описей на дела постоянного хранения организации может быть предоставлено право самостоятельно уничтожать дела, для которых в списках установленные сроки с отметками ЭПК и ЭК.

Уничтожения отобранных, как таковых, не подлежащие дальнейшему хранению документов, оформляется актами. Акт об уничтожении документов или дел подписывают председатель и члены экспертной комиссии, утверждает — руководитель учреждения.

2.ООформление дел — это комплекс работ по переплетения нумерации, составления завирювального надписи, внутренней описи документов / в необходимых

Случаях /, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки Уточнение наименование организации, делопроизводственного индекса и заголовка, даты дел и др..

Ооформлення дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года в котором они были заведены.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации и структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и оформление дел. Эта работа должна осуществляться при методической помощи и контроль ведомственного архива. Зона организуется и проводится так, чтобы в архив поступали дела, не требующие дополнительной обработки. Зависимости от сроков хранения проводится! полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного / более 10 лет хранения и по личному составу.

Дела временного / до 10 лет включительно / хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить скоросшивателей, без нумерации листы в, а также без составления завирюовального надписи.

Вам будет интересно почитать:

Tagged with: , , , , , , ,
Posted in Делопроизводство
No Comments » for Систематизация документов и их хранения — № 1
1 Pings/Trackbacks for "Систематизация документов и их хранения — № 1"
  1. […] систематизация документов и их хранение […]

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Перечень предметов
  1. Бухучет в ресторанном хозяйстве
  2. Введение в специальность 4к.2с
  3. Высшая математика 3к.1с
  4. Делопроизводство
  5. Информационные технологии в области
  6. Информационные технологии в системах качества стандартизаціісертифікаціі
  7. История украинской культуры
  8. Математические модели в расчетах на эвм
  9. Методы контроля пищевых производств
  10. Микробиология молока и молочных продуктов 3к.1с
  11. Микропроцессорные системы управления технологическими процессами
  12. Научно-практические основы технологии молока и молочных продуктов
  13. Научно-практические основы технологии мяса и мясных продуктов
  14. Общая технология пищевых производств 4к.2с
  15. Общие технологии пищевых производств
  16. Организация обслуживания в предприятиях ресторанного хозяйства
  17. Основы научных исследований и техничнои творчества
  18. Основы охраны труда
  19. Основы пидприемницькои деятельности и агробизнеса
  20. Основы физиологии и гигиены питания 3к.1с
  21. Пищевые и диетические добавки
  22. Политология
  23. Получения доброкачественного молока 3к.1с
  24. Прикладная механика
  25. Прикладная механика 4к.2с
  26. Теоретические основы технологии пищевых производств
  27. Технологический семинар
  28. Технологическое оборудование для молочной промышленности
  29. Технологическое оборудование для мьяснои промышленности
  30. Технология продукции предприятий ресторанного хозяйства
  31. Технология хранения консервирования и переработки молока
  32. Технология хранения, консервирования и переработки мяса
  33. Технохимическому контроль
  34. Управление качеством продукции ресторанного хозяйства
  35. Физика
  36. Физическое воспитание 3к.1с
Возможно Вы искали: