bannerka.ua

Организация работы с документами — № 2

Запись в графе «Отметка об исполнении» должен отражать суть решения вопроса, содержать дату и номер документа, который направлен в ответ. Если письменного ответа на зарегистрированный документ не предусмотрено, то в этой графе конкретно записывают: когда, кем и как решен вопрос, изложенный в документе. Отмечается также индекс дела, в которое документ подшит для хранения.

Обратная регистрационно-контрольной карточки в графе «Контрольные точки» делают отметки о контроле за сроками исполнения документа с указанием конкретных причин его задержания. Допускается использование этой графы для записей, отражающие движение зарегистрированного документа, а также для внесения дополнительной информации по вопросу, изложенному в документе.

Графы «Фонд №», «Описание №», «Дело №» заполняют куда РКК сдаются вместе с документами по окончании работы с ними.

Следует помнить, что регистрационно-контрольная карточка — это документ большой информационной емкости, поэтому к ее заполнены относиться ответственно. РКК группируют в справочные картотеки, которые создают отдельно на каждый календарный год.

Журнальная форма регистрации характерна для предприятий, у которых объем документооборота составляет около 600 документов в год

Графы журналов регистрации документов заполняют так же, графы регистрационно-контрольных карточек. Журнальная форма регистрации документов имеет ряд недостатков: нарушается принцип одноразовости регистрации документа (его приходится отдельно регистрировать в каждом подразделении, куда передают на исполнение); надо в (несколько журналов регистрации — входящих документов, исходящих документов, приказов, жалоб, обращений граждан и т. др.., поиск информации в случае запросов длительный и сложный, поскольку инициативный документ может быть зарегистрирован в журнале входящей документации, ответ на него — в журнале регистрации исходящей документации, а приказ и решение вопроса инициативного документа — в журнале регистрации приказов. Однако журнальную форму регистрации документов широко применяют на предприятиях с небольшим объемом документооборота.

Автоматизированная регистрация — С помощью ПК формируется банк регистрационных данных, а при наличии сети-центральный банк регистрационных данных.

Образец формы журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа (входящий номер)

Корреспондент, дата и

Индекс

Документа,

Поступившего

Содержание документа

Резолюция или кому направлен документ

Отметка об исполнении

1

2

3

4

5

Образец формы журнала регистрации исходящих документов и внутренних документов

Дата и номер документа

Получатель

Содержание документа

Отметка об исполнении

1

2

3

4

Образец формы журнала регистрации приказов

Дата и индекс приказа

Подписавших

Содержание приказа

Отметка об исполнении

1

2

3

4

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ — Это систематизированный перечень названий дел, в которые входят документы, подобные по содержанию и принадлежности, с указанием срока их Хранения (ДСТУ 2732-94).

После того как в управленческой деятельности уже использована информация, содержащаяся в документе, он становится «памятью» предприятия, «хранителем» информации, потребность в которой может возникнуть впоследствии. Таких документов накапливается много. Поэтому, чтобы отработанные документы можно было быстро отыскать в случае необходимости, их группируют в дела.

Для правильного формирования дел документы группируют по содержанию и видам еще в текущей работе с ними. Группировка документов закрепляют в номенклатуре дел. Если номенклатуру дел составлено правильно, то документы по мере их выполнения вноситься в тех дел, которые заранее для них предусмотрено, а значит, найти нужный документ будет несложно.

Кроме того, номенклатура дел является указателем индексов документов, которые присваиваются при регистрации, поскольку индекс документа может содержать индекс структурного подразделения предприятия и номер дела по номенклатуре.

Таким образом, номенклатура дел определяет принципы распределения документов и группировки их в дела, закрепляет индексацию структурных подразделений предприятия, индексации дел, устанавливает сроки хранения документов, используется как схема построения справочной картотеки отработанных документов и является отчетным документом архива предприятия.

Виды номенклатур дел. Номенклатуры дел разделяют на индивидуальные, рекомендованные и типичные.

Индивидуальная номенклатура дел отображено документы конкретного предприятия (структурного подразделения).

Рекомендуемые И типичные номенклатуры дел разрабатывают, чтобы унифицировать группировки документов предприятий определенной категории с Одинаковым характером деятельности (например, средние общеобразовательной школы, профессионально-технические училища, проектные институт системы Госстроя). Как правило, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для предприятий всей системы (ведомства области) и имеет обязательный характер.

Рекомендуемые и типичные номенклатуры дел разрабатываются ВЫСШИМИ учреждениями (ведомствами) и служат основанием для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях. Кроме того, и используют как методические пособия.

Рекомендуемые и типичные номенклатуры дел обязательно согласовывают с архивными учреждениями.

При составлении индивидуальных номенклатур дел на основе типовых и заказных номенклатур должно учитываться специфика формирования дел в конкретном учреждении.

Выделяют также номенклатуру дел структурного подразделения сводную номенклатуру дел. Последняя отражает документы учреждения в целом и состоит из номенклатур дел структурных подразделений

Требования к номенклатур дел. На каждом предприятии (в его структурных подразделениях) должна быть своя номенклатура дел (независимо от того, есть рекомендуемая или типовая номенклатура дел

К основным принципам построения номенклатуры дел относятся

Единый подход к учету, систематизации, описания и поиска документов;

Применение индексации документов;

Стабильность индексов дел.

Номенклатуру дел составляют на основании: • положения о предприятии или устава предприятия; • планов работы и отчетов о работе; • штатных расписаний • перечней документов; • классификаторов; • номенклатур дел за предыдущие годы; • списки структурных подразделений и корреспондентов; • описей дел постоянного временного хранения (свыше 10 лет) • справочных картотек.

В номенклатуру дел вносят:

Все дела и документы, отражающие документированные звенья работы и отдельные аспекты деятельности предприятия или структурного подразделения;

Дела временно действующих органов, документы которых является правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности;

Незаконченные дела, поступившие из другого предприятия для дальнейшей работы с ними;

Дела общественных организаций предприятия и его подразделений включают в номенклатуру дел предприятия и его структурных подразделений, при которых они созданы.

Не вносят в номенклатуры дел: печатные издания; сборники постановлений Кабинета Министров Украины; Ведомости Верховной Рады Украины; брошюры; справочники, информационные листки; бюллетени; реферативные журналы; экспресс-информации.

Номенклатуру дел утверждают в установленном порядке. Утверждена номенклатура дел действует в течение многих лет и подлежит переутверждению в случае коренного Изменения функций и структуры учреждения. Если таких изменений не произошло, то номенклатуру дел в конце каждого года уточняется и придают ей силу с 01 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и вносится в раздел номенклатуры секретариата (структурного подразделения под номером 1).

Номенклатуру дел составляет секретарь-референт или специалист, который отвечает за работу с документами, архивист предприятия.

Названия разделов номенклатуры дел совпадают с названиями структурных подразделений предприятия. Первый раздел номенклатуры называется «Секретариат» («Дирекция», «Общий отдел»), ему присваивают индекс 01. Остальные структурных подразделений располагают после секретариата в порядке важности: сначала производственные отделы, потом — функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов 02, 03, 04 и т. д.

Если структурных подразделений нет, то как названия разделов номенклатуры дел могут использоваться направления деятельности предприятия или должности его руководителей и специалистов, например:

01 — генеральный директор;

02 — заместитель генерального директора по производственной деятельности;

03 — заместитель генерального директора по коммерческим вопросам и т. д.

Внутри разделов номенклатуры располагают заголовки дел с присвоением соответствующих индексов, например: 01-02 (01 — «Секретариат», а 02 — порядковый номер дела, сложившейся в секретариате).

В начале Каждого раздела отмечают важные для деятельности предприятия документы — приказы, протоколы, после них —

Переписка и другие информационно-справочные документы, а в конце — журналы учета или справочные картотеки.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать содержанию документов, хранящихся в данном деле.

Элементы заголовка дела располагают в такой последовательности:

Название вида документа (приказ, Контракты, Протоколы)

Содержание документов (например, «Переписка с АОЗТ Берегиня По строительства подъездных дорог к складов готовой продукции »);

Период, которого касаются документы дела (например, «Приказы по основной деятельности за 1999 г.»);

Слово «Копии», если дело сформировано из копий документов (например, «Решение Совета учредителей за 1999 год. Копии»).

В названии дела, содержащего переписку, отмечают: с кем, по какому вопросу она ведется (например, «Переписка с АО Оберег о поставках товаров за 1999 г.»).

Tagged with: , , , , , , , , ,
Posted in Делопроизводство
Перечень предметов
  1. Бухучет в ресторанном хозяйстве
  2. Введение в специальность 4к.2с
  3. Высшая математика 3к.1с
  4. Делопроизводство
  5. Информационные технологии в области
  6. Информационные технологии в системах качества стандартизаціісертифікаціі
  7. История украинской культуры
  8. Математические модели в расчетах на эвм
  9. Методы контроля пищевых производств
  10. Микробиология молока и молочных продуктов 3к.1с
  11. Микропроцессорные системы управления технологическими процессами
  12. Научно-практические основы технологии молока и молочных продуктов
  13. Научно-практические основы технологии мяса и мясных продуктов
  14. Общая технология пищевых производств 4к.2с
  15. Общие технологии пищевых производств
  16. Организация обслуживания в предприятиях ресторанного хозяйства
  17. Основы научных исследований и техничнои творчества
  18. Основы охраны труда
  19. Основы пидприемницькои деятельности и агробизнеса
  20. Основы физиологии и гигиены питания 3к.1с
  21. Пищевые и диетические добавки
  22. Политология
  23. Получения доброкачественного молока 3к.1с
  24. Прикладная механика
  25. Прикладная механика 4к.2с
  26. Теоретические основы технологии пищевых производств
  27. Технологический семинар
  28. Технологическое оборудование для молочной промышленности
  29. Технологическое оборудование для мьяснои промышленности
  30. Технология продукции предприятий ресторанного хозяйства
  31. Технология хранения консервирования и переработки молока
  32. Технология хранения, консервирования и переработки мяса
  33. Технохимическому контроль
  34. Управление качеством продукции ресторанного хозяйства
  35. Физика
  36. Физическое воспитание 3к.1с
Возможно Вы искали: