bannerka.ua

Организация работы с документами — № 1

Организация работы с документами.

1.Приймання, предварительное рассмотрение служебных документов

2.Реестрация служебных документов. Формы для регистрации документов и порядок их заполнения.

3.Понятие номенклатуры дел

4 .. Виды номенклатур дел

5.Вимогы к оформлению номенклатур дел

ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ. Все документы, поступающие в предприятия, в том числе созданные с помощью ПК, принимаются централизованно в канцелярии (офисе). Если документы поступают в нерабочее время, то их принимает дежурный сотрудник службы документирования. В канцелярии (офисе) раскрывают все конверты, за исключением имеющих надпись «ЛИЧНО». Если конверт поврежден, то об этом обязательно делается отметка в почтовом реестре. Конверты следует хранить и добавлять к документам в том случае, когда только за конвертом можно установить адрес отправителя, даты отправки и получения документа или когда в конверте хватает отдельных документов или обнаружены документы, присланные не по назначению.

Неправильно оформленные (не подписанные, незаверенные т. п.), поврежденные или присланные не по адресу документы возвращаются отправителю.

Предварительное рассмотрение документов. Все документы, поступившие предприятию, подлежат обязательному предварительному рассмотрению заведующим канцелярии (или секретарем или офис-менеджером). Цель предварительного рассмотрения состоит в выявлении тех документов, с которыми непременно должно быть знакомый руководство учреждения или исполнители соответствии с функциональными обязанностями, в определении необходимости регистрации документов, а также установлении сроков исполнения документов, передаваемых в структурные подразделения или непосредственным исполнителям. Предварительное рассмотрение документов осуществляют в день их получения или в первый рабочий день если они поступили в нерабочее время или день).

Поручения органов высшего уровня, телеграммы, телефонограммы рассматривают немедленно. Осуществляя предварительное рассмотрение документов, следует руководствоваться положением о предприятии и его структурных подразделениях, должностными инструкциями, номенклатурами дел. Руководству предприятия очередь передают законы Украины, и корреспонденцию Верховной Рады Украины, Президента Укр. Кабинета Министров Украины, Верховной Рады Автономной Республики Крым, Совета министров Автономной Республики Крым, органов ис полнительной власти, органов местного самоуправления, а также важнейшие документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия, требующие решения руководством. Другие документы передают в структурных подразделений и исполнителей.

На крупных предприятиях для обеспечения ритмичности их работы канцелярия по согласованию с руководителями предприятия и структурных подразделений разрабатывает график доставки корреспонденции руководству и в структурные подразделения.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ — Это фиксирование факта создания или получения документов через присвоение им порядковых номеров и запись нужных сведений, содержащихся в них (ДСТУ 2732-94)

Цель регистрации состоит в обеспечении учета документа, контроля за его исполнением и оперативного использования информации, содержащейся в документе.

Каждый документ регистрируется на данном предприятии только раз. Входящие документы регистрируются в день их поступления или на следующий день (если документы поступили в нерабочее время), а исходящие и внутренние — в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения к другому, то его повторно не регистрируют.

Обязательно регистрируют документы, поступающие от вышестоящих организаций (учреждений), и те, которые направляются к ним, важные внутренние документы (приказы, распоряжения, протоколы, докладные записки и т. п.), а также предложения, заявления, жалобы граждан ).

Место регистрации документов, как правило, определяется «Инструкцией по делопроизводству», к которой должен прилагаться утвержденный руководителем предприятия перечень документов, не подлежащих регистрации службой документирования. В этот перечень могут входить:

1) письма, поступившие и копии к сведению;

2) телеграммы и письма о разрешении на командировку и отпуска,

3) графики, наряды, заявки, разнарядки;

4) сведения и информация к сведению;

5) учебные планы, программы (копии);

6) рекламные сообщения, плакаты, программы совещаний,

7) прейскуранты (копии);

8) нормы расхода материалов;

9) поздравительные письма и приглашения;

10) печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

11) научные отчеты;

12) ежемесячные, ежеквартальные, полугодовые, годовые отчеты;

13) формы статистической отчетности и т. п.. Документы следует регистрировать в пределах групп в зависимости от названия вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируют: законы Украины, и корреспонденцию Верховной Рады Украины, Президента Украины и Кабинета Министров Украины; приказы предприятия по основной деятельности; приказы предприятия по личному составу; решения коллегиальных органов предприятия; заявки на материально-техническое снабжение и т. п..

Формы для регистрации документов и порядок их заполнения.

ДляРегистрации документов всех категорий (входящих, исходящих, внутренних) используют регистрационно-контрольные карточки и специальные журналы.

Регистрационно-контрольные карточки (РКК) заполняют машинописным способом (преимущественно) или от руки. Современная форма РКК пригодна и для обработки с помощью ПК.

Бланки РКК изготавливают типографским способом или с помощью средств оперативной полиграфии на листах бумаги формата А5, А6 (105 х 148 мм).

Календарную шкалу регистрационно-контрольной карточки используют для контроля за сроками исполнения документа. В ней указывается число месяца, в который документ надо выполнить.

В календарной шкале РКК формата А6 отмечают только нечетные числа месяца. Если срок исполнения документа приходится на четное число, то в карточке обозначают предыдущее число.

В графе «Автор документа или корреспондент» фиксируют название предприятия, с которого поступил документ (допускается указывать сокращенное название), или, если документ выходной, — куда его поступил (к какому предприятию). Регистрируя заявления, предложения, жалобы в этой графе отмечают также фамилия, имя и отчество, место работы или домашний адрес автора.

В графе «Наименование вида документа» отмечают реквизит 10 в соответствии с названия документа, которое регистрируется (регистрируя служебные: ты, эту графу не заполняют).

В графе «Срок выполнения» указывают дату, к которой документ? ба выполнить. Регистрируя инициативный документ, отправится, проставляют ожидаемую дату ответа.

В графе «Дата и индекс документа» отмечают реквизиты 12,11,

Предоставляемые документа предприятием-автором.

Графу «Дата и индекс поступления» заполняется только на документы (индекс присваивается предприятием-получателем)

В графе «Заголовок документа или краткое содержание» приводят заголовок к тексту документа. Если заголовок не вполне освещает содержание текста документа, то в эту графу вносят дополнительные сведения. Если в регистрируемом документе нет заголовка к тексту регистратор сам определяет суть документа и записывает краткое формулировка ее в этой графе. От того, насколько квалифицированно сделаны записи в графах регистрационно-контрольной карточки, во многом зависит оперативность дальнейшего поиска документа и возможность отвечать на запрос о нем как в текущей работе, так и тогда документ хранится в архиве.

В графе «Резолюция или кому направлено, ответственный исполнитель» отмечают полный текст резолюции, ее автора и дату. Эта графа заполняется после предварительного рассмотрения документа. Если на документе нет резолюции, то регистратор указывает в этой граф выше, инициалы, должность исполнителя, которому направлен документ и дату направления (возможно указание номера телефона).

В графе «Расписка в получении документа» подписывается указывает дату получения и лицо, которому данный документ передан для исполнения.

Tagged with: , , , , , , , , ,
Posted in Делопроизводство

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Перечень предметов
  1. Бухучет в ресторанном хозяйстве
  2. Введение в специальность 4к.2с
  3. Высшая математика 3к.1с
  4. Делопроизводство
  5. Информационные технологии в области
  6. Информационные технологии в системах качества стандартизаціісертифікаціі
  7. История украинской культуры
  8. Математические модели в расчетах на эвм
  9. Методы контроля пищевых производств
  10. Микробиология молока и молочных продуктов 3к.1с
  11. Микропроцессорные системы управления технологическими процессами
  12. Научно-практические основы технологии молока и молочных продуктов
  13. Научно-практические основы технологии мяса и мясных продуктов
  14. Общая технология пищевых производств 4к.2с
  15. Общие технологии пищевых производств
  16. Организация обслуживания в предприятиях ресторанного хозяйства
  17. Основы научных исследований и техничнои творчества
  18. Основы охраны труда
  19. Основы пидприемницькои деятельности и агробизнеса
  20. Основы физиологии и гигиены питания 3к.1с
  21. Пищевые и диетические добавки
  22. Политология
  23. Получения доброкачественного молока 3к.1с
  24. Прикладная механика
  25. Прикладная механика 4к.2с
  26. Теоретические основы технологии пищевых производств
  27. Технологический семинар
  28. Технологическое оборудование для молочной промышленности
  29. Технологическое оборудование для мьяснои промышленности
  30. Технология продукции предприятий ресторанного хозяйства
  31. Технология хранения консервирования и переработки молока
  32. Технология хранения, консервирования и переработки мяса
  33. Технохимическому контроль
  34. Управление качеством продукции ресторанного хозяйства
  35. Физика
  36. Физическое воспитание 3к.1с
Возможно Вы искали: