Регистрационно-контрольные карточки (РКК) заполняют машинописным способом (преимущественно) или от руки. Современная форма РКК пригодна и для обработки с помощью ПК.

Бланки РКК изготавливают типографским способом или с помощью средств оперативной полиграфии на листах бумаги формата А5, А6 (105 х 148 мм).

Календарную шкалу регистрационно-контрольной карточки используют для контроля за сроками исполнения документа. В ней указывается число месяца, в который документ надо выполнить.

В календарной шкале РКК формата А6 отмечают только нечетные числа месяца. Если срок исполнения документа приходится на четное число, то в карточке обозначают предыдущее число.

В графе «Автор документа или корреспондент» фиксируют название предприятия, с которого поступил документ (допускается указывать сокращенное название), или, если документ выходной, — куда его поступил (к какому предприятию). Регистрируя заявления, предложения, жалобы в этой графе отмечают также фамилия, имя и отчество, место работы или домашний адрес автора.

В графе «Наименование вида документа» отмечают реквизит 10 в соответствии с названия документа, которое регистрируется (регистрируя служебные: ты, эту графу не заполняют).

В графе «Срок выполнения» указывают дату, к которой документ? ба выполнить. Регистрируя инициативный документ, отправится, проставляют ожидаемую дату ответа.

В графе «Дата и индекс документа» отмечают реквизиты 12,11,Предоставляемые документа предприятием-автором.

Графу «Дата и индекс поступления» заполняется только на документы (индекс присваивается предприятием-получателем).

В графе «Заголовок документа или краткое содержание» приводят заголовок к тексту документа. Если заголовок не вполне освещает содержание текста документа, то в эту графу вносят дополнительные сведения. Если в регистрируемом документе нет заголовка к тексту регистратор сам определяет суть документа и записывает краткое формулировка ее в этой графе. От того, насколько квалифицированно сделаны записи в графах регистрационно-контрольной карточки, во многом зависит оперативность дальнейшего поиска документа и возможность отвечать на запрос о нем как в текущей работе, так и тогда документ хранится в архиве.

В графе «Резолюция или кому направлено, ответственный исполнитель» отмечают полный текст резолюции, ее автора и дату. Эта графа заполняется после предварительного рассмотрения документа. Если на документе нет резолюции, то регистратор указывает в этой граф выше, инициалы, должность исполнителя, которому направлен документ и дату направления (возможно указание номера телефона).

В графе «Расписка в получении документа» подписывается указывает дату получения и лицо, которому данный документ передан для исполнения.

Запись в графе «Отметка об исполнении» должен отражать суть решения вопроса, содержать дату и номер документа, который направлен в ответ. Если письменного ответа на зарегистрированный документ не предусмотрено, то в этой графе конкретно записывают: когда, кем и как решен вопрос, изложенный в документе. Отмечается также индекс дела, в которое документ подшит для хранения.

Обратная регистрационно-контрольной карточки в графе «Контрольные точки» делают отметки о контроле за сроками исполнения документа с указанием конкретных причин его задержания. Допускается использование этой графы для записей, отражающие движение зарегистрированного документа, а также для внесения дополнительной информации по вопросу, изложенному в документе.

Графы «Фонд №», «Описание №», «Дело №» заполняют куда РКК сдаются вместе с документами по окончании работы с ними.

Следует помнить, что регистрационно-контрольная карточка — это документ большой информационной емкости, поэтому к ее заполнены относиться ответственно. РКК группируют в справочные картотеки, которые создают отдельно на каждый календарный год.

Журнальная форма регистрации характерна для предприятий, у которых объем документооборота составляет около 600 документов в год

Графы журналов регистрации документов заполняют так же, графы регистрационно-контрольных карточек. Журнальная форма регистрации документов имеет ряд недостатков: нарушается принцип одноразовости регистрации документа (его приходится отдельно регистрировать в каждом подразделении, куда передают на исполнение); надо в (несколько журналов регистрации — входящих документов, исходящих документов, приказов, жалоб, обращений граждан и т. др.., поиск информации в случае запросов длительный и сложный, поскольку инициативный документ может быть зарегистрирован в журнале входящей документации, ответ на него — в журнале регистрации исходящей документации, а приказ и решение вопроса инициативного документа — в журнале регистрации приказов. Однако журнальную форму регистрации документов широко применяют на предприятиях с небольшим объемом документооборота.

Автоматизированная регистрация — С помощью ПК формируется банк регистрационных данных, а при наличии сети-центральный банк регистрационных данных.

Образец формы журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа (входящий номер)	Корреспондент, дата и Индекс Документа, Поступившего	Содержание документа	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5

Образец формы журнала регистрации исходящих документов и внутренних документов

Дата и номер документа	Получатель	Содержание документа	Отметка об исполнении
1	2	3	4

Образец формы журнала регистрации приказов

Дата и индекс приказа	Подписавших	Содержание приказа	Отметка об исполнении
1	2	3	4

3.Оформить справку о том, что вы учитесь в высшем учебном заведении.

СУМСКОЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ФАКУЛЬТЕТ МЕНЕДЖМЕНТА И ПРАВА СПРАВКА № 152 От 19 апреля 2005 года.

Петренко Николай Владимирович является студентом 3 курса факультета менеджмента и права дневного отделения Сумского национального аграрного университета.

Год поступления в вуз — 01.09.2002 г.

Срок окончания учебного заведения — 01.07.2007 г.

Студент учится на коммерческой основе.

Справка выдана для представления в Отдел по делам гражданства и эмиграции и регистрации физических лиц Заречного отдела СМВ УМВД Украины в Сумской области.

Декан факультета среды В. М.

4.Складить протокол Общих собрания участников общества с ограниченной ответственностью

ПРОТОКОЛ № 1

Общего собрания участников

Общества с ограниченной ответственностью

«________________»

Г. Киев _______________________ года

Собрание участников (учредителей) Общества с ограниченной ответственностью «_______________».

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

Учредители:

1.__________________________________.

2.__________________________________.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.Утворення Общества с ограниченной ответственностью «_______________».

2.Затвердження Устава и подписание Учредительного договора.

3.Определение порядке формирования Уставного фонда Общества.

4.Призначення Генерального директора Общества и ответственного за государственную регистрацию Общества.

СЛУШАЛИ:

1.Пропозиции по образованию Общества с ограниченной ответственностью «_______________» и проект Учредительного договора Общества.

2.Проект Устава Общества с ограниченной ответственностью «_______________».

3.Пропозиции по формированию уставного фонда Общества в сумме 11 800 (одиннадцать тысяч восемьсот) гривен следующим образом:

-к государственной регистрации 30% стоимости вкладов материальными ценностями;

-70% стоимости вкладов — в течение года со дня государственной регистрации.

4.Пропозиции о назначении Генерального директора Общества и ответственного за государственную регистрацию.

РЕШЕНИЕ:

1.Заснуваты Общество с ограниченной ответственностью «_______________».

2.Затвердиты Устав и подписать Учредительный договор в редакции, предложенной, без изменений и оговорок.

3.Погодитися с предложенным порядком формуваня Уставного фонда Общества.

4.Обраты Председателем (Президентом) Собрания участников ________________________________.

5.Призначиты Генеральным директором Общества «_______________» и ответственным за государственную регистрацию Общества ______________________________.

Подписи учредителей:

______________________

______________________

Список использованной литературы

1.Архивознавство: Учебник для студентов высших учебных заведений Украины / Авт.: Я. С. Калакура, Г. В. Боряк, Л. А. Дубровина, К. И. Климова, В. П. Ляхоцкий, — К., 1998 .

2.Галушко В. П. Деловой протокол и ведение переговоров / Учебное пособие / Винница, 2002.

3.Глущик С. В., Дияк В., Шевчук С. В. Современные деловые папери.-К.: А. С. К., 2003.

4.Головач А. С. Зразкы оформления, документов: Для предприятий и граждан. — Донецк, 1999.