bannerka.ua

Контрольная работа — № 2

Заголовок к тексту — печатается строчными буквами, размещается под названием вида документа, отражает главную идею документа и, как правило, начинается с предлога о, должен быть лаконичным и точным, с максимальной полнотой раскрывать содержание документа.

Отметка о контроле — располагается с левой стороны в верхней части поля первой страницы документа, ее проставляют по форме К или Контроль.

Текст — состоит из следующих логических элементов: — поступления; — доказательства; — окончание. Располагается по всей ширине страницы (от поля до поля).

Отметка о наличии приложения — располагается слева в верхней половине страницы. Есть два способа оформления приложений:!) Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, или те, которые объясняют его содержание, то отметку об этом оформляют так:

Приложение: на 2 с. в 3 экз.:

2) если документ имеет приложения, не указанные в тексте, то их нужно перечислить с указанием количества страниц в каждом приложении и количество их экземпляров:

Приложение: Проект реконструкции участка на 5 с. в 2 экз.

Если приложение остается в деле, то указывается:

Приложение: на 2 с. только адресату.

При большом количестве приложений отдельно составляется их список, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно списку на 7 с.

Подпись — Подписывают, как правило, первый экземпляр документа. В состав подписи входят:

— Указание должности (с левой стороны);

— Подпись (справа)

— Инициалы и фамилия лица,

Подписала документ (справа).

Подписи нескольких должностных лиц на документах располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если документ подписывают несколько лиц, занимающих одинаковую должность, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор Директор

С / ш № 277 с / ш № 282

/ Подпись / / подпись /

Л. С. Семенова Ю. Ю. Некрасов

Расшифровка подписи в скобки не берется.

Гриф согласования — Различают две формы согласования документов — внутреннее (с подразделениями и должностными лицами учреждения) и внешнее (с подведомственными и подведомственны организациями). Гриф согласования ставится на внешней форме. Этот реквизит Состоит из:

— Слова СОГЛАСОВАНО;

— Названия должности должностного лица (включая название учреждения), с которой согласовывается документ;

— Личной подписи;

— Его расшифровка;

— Даты.

Грифы согласования располагаются ниже реквизита Подпись или на отдельной странице.

Например:

СОГЛАСОВАНО:

Директор с / ш № 246

/ Подпись / К. С. Кущаева

01.09.96

Виза — Внутреннее согласование проекта документа — это его визирования. Виза состоит из:

— Личной подписи лица, визирует,

— Даты.

В случае необходимости указывается должность лица, визирует, и расшифровывается его подпись (указываются инициалы и фамилия):

Заведующий кафедрой (подпись) Б. М. Сайко

28.08.96

Небольшие замечания (1 — 2 строки) располагаются перед визой. При внутреннем согласовании визы ставятся на первом экземпляре документа, а письма или другие исходные документы визируются на экземпляре, который остается в учреждении.

Печать — печать прикладывается к документам, требующих особого удостоверения. Печати является гербовые и простые. Гербовая печать прикладывается к документам, удостоверяющих юридические или физические права лиц; до уставов, положений, требующих оттиска печати, и других. Простые печати имеют различную форму: круглую, квадратную, треугольную. Герб на них не изображается. Простую печать прикладывают к документам, которые выходят за пределы организации, в размноженных экземпляров распорядительных документов при их рассылке, до справок с места работы и т. д.

Отметка о заверении копий — в правом верхнем углу пишется слово копия; под реквизитом подпись слово правильно, дата, должность исполнителя; подпись и ее расшифровка. При необходимости подпись заверяется печатью.

Фамилия исполнителя и номер его телефона — это реквизит обязателен на выходных документах (письмах, справках, выводах). Состоит из: — фамилии исполнителя; — номера его служебного телефона. Они относятся в нижнем левом углу обратной или лицевой стороны последней страницы документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело — это реквизит размещается в левой или центральной части нижнего поля первой страницы документа и включает в себя следующие данные: — краткая справка об исполнении; — слова К ДЕЛУ и номер дела, к которому должно быть подшит документ, — дату направления документа к делу — подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя.

Отметка о переносе данных на машинный носитель — размещается после текста в нижней части документа. Содержит:

— Запись Информация перенесена на машинный носитель;

— Подпись лица, ответственного за перенос данных

— Дату переноса.

Отметка о поступлении — содержит:

— Сокращенное название организации, получившей документ,

— Дату его поступления.

Эта отметка делается от руки или с помощью резинового штемпеля организации (регистрационного штампа). Оттиск штампа содержит

— Название организации;

— Дату поступления;

— Индекс документа.

Отметка о поступлении располагается справа на нижнем поле левой страницы документа.

2.Приймання, предварительное рассмотрение и регистрация служебных документов

ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ. Все документы, поступающие в предприятия, в том числе созданные с помощью ПК, принимаются централизованно в канцелярии (офисе). Если документы поступают в нерабочее время, то их принимает дежурный сотрудник службы документирования. В канцелярии (офисе) раскрывают все конверты, за исключением имеющих надпись «ЛИЧНО». Если конверт поврежден, то об этом обязательно делается отметка в почтовом реестре. Конверты следует хранить и добавлять к документам в том случае, когда только за конвертом можно установить адрес отправителя, даты отправки и получения документа или когда в конверте хватает отдельных документов или обнаружены документы, присланные не по назначению.

Неправильно оформленные (не подписанные, незаверенные т. п.), поврежденные или присланные не по адресу документы возвращаются отправителю.

Предварительное рассмотрение документов. Все документы, поступившие предприятию, подлежат обязательному предварительному рассмотрению заведующим канцелярии (или секретарем или офис-менеджером). Цель предварительного рассмотрения состоит в выявлении тех документов, с которыми непременно должно быть знакомый руководство учреждения или исполнители соответствии с функциональными обязанностями, в определении необходимости регистрации документов, а также установлении сроков исполнения документов, передаваемых в структурные подразделения или непосредственным исполнителям. Предварительное рассмотрение документов осуществляют в день их получения или в первый рабочий день если они поступили в нерабочее время или день).

Поручения органов высшего уровня, телеграммы, телефонограммы рассматривают немедленно. Осуществляя предварительное рассмотрение документов, следует руководствоваться положением о предприятии и его структурных подразделениях, должностными инструкциями, номенклатурами дел. Руководству предприятия очередь передают законы Украины, и корреспонденцию Верховной Рады Украины, Президента Укр. Кабинета Министров Украины, Верховной Рады Автономной Республики Крым, Совета министров Автономной Республики Крым, органов ис полнительной власти, органов местного самоуправления, а также важнейшие документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия, требующие решения руководством. Другие документы передают в структурных подразделений и исполнителей.

На крупных предприятиях для обеспечения ритмичности их работы канцелярия по согласованию с руководителями предприятия и структурных подразделений разрабатывает график доставки корреспонденции руководству и в структурные подразделения.

Регистрация документов-это фиксирование факта создания или получения документов через присвоение им порядковых номеров и запись нужных сведений, содержащихся в них (ДСТУ 2732-94)

Цель регистрации состоит в обеспечении учета документа, контроля за его исполнением и оперативного использования информации, содержащейся в документе.

Каждый документ регистрируется на данном предприятии только раз. Входящие документы регистрируются в день их поступления или на следующий день (если документы поступили в нерабочее время), а исходящие и внутренние — в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения к другому, то его повторно не регистрируют.

Обязательно регистрируют документы, поступающие от вышестоящих организаций (учреждений), и те, которые направляются к ним, важные внутренние документы (приказы, распоряжения, протоколы, докладные записки и т. п.), а также предложения, заявления, жалобы граждан ).

Место регистрации документов, как правило, определяется «Инструкцией по делопроизводству», к которой должен прилагаться утвержденный руководителем предприятия перечень документов, не подлежащих регистрации службой документирования. В этот перечень могут входить:

1) письма, поступившие и копии к сведению;

2) телеграммы и письма о разрешении на командировку и отпуска,

3) графики, наряды, заявки, разнарядки;

4) сведения и информация к сведению;

5) учебные планы, программы (копии);

6) рекламные сообщения, плакаты, программы совещаний,

7) прейскуранты (копии);

8) нормы расхода материалов;

9) поздравительные письма и приглашения;

10) печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

11) научные отчеты;

12) ежемесячные, ежеквартальные, полугодовые, годовые отчеты;

13) формы статистической отчетности и т. п.. Документы следует регистрировать в пределах групп в зависимости от названия вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируют: законы Украины, и корреспонденцию Верховной Рады Украины, Президента Украины и Кабинета Министров Украины; приказы предприятия по основной деятельности; приказы предприятия по личному составу; решения коллегиальных органов предприятия; заявки на материально-техническое снабжение и т. п..

Формы для регистрации документов и порядок их заполнения.

Для регистрации документов всех категорий (входящих, исходящих, внутренних) используют регистрационно-контрольные карточки и специальные журналы.

Tagged with: , , ,
Posted in Делопроизводство
Перечень предметов
  1. Бухучет в ресторанном хозяйстве
  2. Введение в специальность 4к.2с
  3. Высшая математика 3к.1с
  4. Делопроизводство
  5. Информационные технологии в области
  6. Информационные технологии в системах качества стандартизаціісертифікаціі
  7. История украинской культуры
  8. Математические модели в расчетах на эвм
  9. Методы контроля пищевых производств
  10. Микробиология молока и молочных продуктов 3к.1с
  11. Микропроцессорные системы управления технологическими процессами
  12. Научно-практические основы технологии молока и молочных продуктов
  13. Научно-практические основы технологии мяса и мясных продуктов
  14. Общая технология пищевых производств 4к.2с
  15. Общие технологии пищевых производств
  16. Организация обслуживания в предприятиях ресторанного хозяйства
  17. Основы научных исследований и техничнои творчества
  18. Основы охраны труда
  19. Основы пидприемницькои деятельности и агробизнеса
  20. Основы физиологии и гигиены питания 3к.1с
  21. Пищевые и диетические добавки
  22. Политология
  23. Получения доброкачественного молока 3к.1с
  24. Прикладная механика
  25. Прикладная механика 4к.2с
  26. Теоретические основы технологии пищевых производств
  27. Технологический семинар
  28. Технологическое оборудование для молочной промышленности
  29. Технологическое оборудование для мьяснои промышленности
  30. Технология продукции предприятий ресторанного хозяйства
  31. Технология хранения консервирования и переработки молока
  32. Технология хранения, консервирования и переработки мяса
  33. Технохимическому контроль
  34. Управление качеством продукции ресторанного хозяйства
  35. Физика
  36. Физическое воспитание 3к.1с
Возможно Вы искали: