МИНИСТЕРСТВО АГРАРНОЙ ПОЛИТИКИ УКРАИНЫ
СУМСКОЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Кафедра правового обеспечения
отраслей АПК
Контрольная работа
С предмету «Организация делопроизводства»
Вариант № 6
Выполнил: студент….. курса
Декабрь……. специальности……..
Заочной формы обучения
Зачетная книжка № ………..
ФИО
Суммы 200 ….
С М О С Т
Формуляр-образец организационно-распорядительных документов, его реквизиты и правила оформления. Прием, предварительное рассмотрение и регистрация служебных документов Оформите справку о том, что вы учитесь в высшем учебном заведении. Составьте протокол общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью
Список использованной литературы
1.Формуляр-образец организационно-распорядительных документов.
Для изготовления любого из организационно-распорядительных документов необходимо усвоить правила формуляра-образца.
Формуляр-образец — Это модель построения формы документа, которая устанавливает область применения, форматы, размеры берегов, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты (ДСТУ 2732 — 94) (рис. 1 — 3).
Реквизиты — Это совокупность обязательных данных в документе, без которых он не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы.
При оформлянни организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов:
1 — Государственный герб;
2 — эмблема организации;
3 — изображение наград;
4 — код организации;
5 — код документа;
6 — название министерства или ведомства;
7 — название предприятия (учреждения, организации, фирмы);
8 — наименование структурного подразделения;,
9 — индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;
10 — название вида документа;
11 — дата;
12 — индекс (исходящий номер документа);
13 — ссылка на индекс и дату входящего документа;
14 — место составления или издания;
15 — гриф ограничения доступа к документу;
16 — адресат;
17 — гриф утверждения;
18 — отметка;
19 — заголовок к тексту;
20 — отметка о контроле;
21 — текст;
22 — отметка о наличии приложения;
23 — подпись;
24 — гриф согласования;
25 — визы
26 — печать;
27 — отметка о заверении копии;
28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;
29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
30 — отметка о переносе данных на машинный носитель;
31 — отметка о поступлении.
Реквизиты бывают: • постоянные; • переменные.
Постоянные реквизиты наносят, когда изготавливают унифицированную форму или бланк документа, а переменные — при его составлении.
Каждый из реквизитов имеет свою длину, определенную в формуляре-образце. Длина реквизита — это количество графических знаков и пробелов, нужна для записи реквизита на документе.
Для более четкого усвоения правил формуляра-образца ОРД на рис. 4 показано фактическое расположение реквизитов (обозначено цифрами в кружках), а также приведены образцы документов (служебное письмо изготовлено на бланке формата А5, а выписка из протокола — на чистом листе бумаги формата А4 по ГОСТ 6.38-90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов »).
Формуляр-образец ОРД определяет рабочую площадь и берега документа (на рис. 4 берега заштриховано).
Рабочая площадь документа — Это площадь унифицированной формы или бланка документа, предназначенная для заполнения основными реквизитами.
Берега документа — Это площади, предназначенные для закрепления документа в технических средствах хранения, а также для нанесения специальных меток изображений.
ГОСТ 6.38-90 (согласно ГОСТ 9327 — 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») устанавливает два Форматы для изготовления служебных документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм).
В ГОСТ 6.38-90 установлены следующие размеры берегов формуляра-образца:
• левого — 20 мм (8 пробелов);
• правого — не менее 8 мм (3-4 пробелы);
• верхнего — не менее 10 мм (3-4 интервалы);
• нижнего — не менее 8 мм (2-4 интервалы).
Однако на практике в большинстве случаев придерживаются размеры полей согласно старому ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец »:
• левого — 35 мм (13 пробелов);
• правого — не менее 8 мм (3-4 пробелы);
• верхнего — 20 мм (4 — 5 интервалов);
• нижнего — не менее 19 мм (для формата А4), не менее 16 мм (для формата А5).
Левый берег предназначен для нанесения реквизитов 2, 20, а также для закрепления документа в технических средствах хранения; правый берег — это резерв, оставленный для сохранения текста документа; верхний берег предназначен для проставления страниц, нанесение реквизитов 1, 4, 5; нижний — для нанесение реквизитов 29, 30, 31.
Если документ оформляют также и на обороте листа (срок хранения такого документа должна составлять не более 3 лет), то левый и правый берега на обороте соответственно меняются местами (левый — 8 мм, правое — 20 мм), а верхний и нижний — остаются без изменений.
В документах, изготавливаемых на листах формата А4 и содержательная часть которых имеет вид табличных форм, допускается размещение основных реквизитов параллельно длинной стороне листа (см. рис. 2).
На рис. 1-4 штриховыми линиями обозначены границы реквизитов, которые изменяются в предусмотренных стандартом случаях (номера реквизитов обозначены цифрами в кружках).
Оформляя конкретный документ, применяют не все реквизиты, а лишь те, которые необходимы при изготовлении документов этого типа и считаются обязательными в соответствии с юридическими требованиями.
Согласно ГОСТ 6.38-90 допускается размещение реквизита С на площади, отводимой для реквизита 6, соответственно располагают ниже реквизита 3.
Реквизиты 2 располагают на уровне реквизита 7 (на левом берегу).
Если объем реквизита 16 или 17 великоват, то реквизит 18 можно писать на любой свободной площади рабочего поля первой страницы документа.
В многостраничных документах реквизиты 22 — 28, 30 проставляют на последней странице на площади, отведенной формуляром-образцом.
Реквизит 25 оформляют выше реквизит 24.
Государственный герб — располагается посередине бланка или в углу над серединой строки с названием организации.
Эмблема организации или предприятия — размещается рядом с названием организации. Как эмблему можно использовать товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке.
Изображения государственных наград — располагается в верхнем левом углу или посередине документа.
Код предприятия, учреждения, организации — располагается в верхнем правом углу.
Код формы документа — располагается в верхнем правом углу под кодом предприятия, организации, учреждения.
Название министерства или ведомства, которому подчиняется учреждение — располагается в верхнем левом углу или посередине страницы.
Полное название учреждения, организации или предприятия — автора документа — располагается в верхнем левом углу. Может наноситься с помощью штампа или печатным способом.
Название структурного подразделения — располагается в верхнем левом углу. Разрешается печатать машинописным способом.
Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, факса, номер счета в банке — располагается в верхнем левом углу, оформляется в соответствии с почтовых правил: 252030; г. Киев, ул. Пирогова, 9, т.22 1-99-33. На бланке для писем указывается номер расчетного счета в отделении банка: расчетный счет № 11632516 в Укринбанка г. Киева МФО № 321 518.
Название вида документа — располагается слева или посередине страницы. Во всех документах, кроме писем, приводится название его вида. Зависимости от этого названия устанавливается формуляр, структура текста, особенности изложения.
Дата — документ датируется днем его подписания или утверждения. На бланках дату подписания документа ставят в левой верхней части вместе с индексом на специально отведенном для этого месте. Если документ составлен не на бланке, то дату ставят под текстом слева. Она записывается словесно-цифровым способом (24 августа 1996 г.) или цифровым — тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день, месяц, год — 17.06.96 (то есть 17 июня 1996 года). В документах материально-финансового характера дата оформляется словесно-цифровым способом.
Индекс — располагается в верхней части страницы слева. Этот реквизит позволяет обеспечить оперативный справочно-информационный поиск документа, контроль исполнения. Индекс документа включает в себя три пары арабских цифр, где первая пара — индекс структурного подразделения, вторая — номер дела по номенклатуре для подразделения, третья — порядковый номер по журналу учета. Например: № 02-10/36, где 02 — шифр структурного подразделения, 10 — номер дела, документа, 36 — регистрационный номер документа по журналу учета входящих документов и канцелярии.
Ссылка на индекс и дату входящего документа — располагается в верхней части страницы слева. Содержит дату и индекс, указанные в документе организацией, заключившей или выдавшего документ. Например: на N ° 02-10/135 от 01.03.96, где 02 — индекс структурного подразделения, 10 — номер дела по номенклатуре; 1 35 — порядковый номер.
Место заключения или издания — располагается в верхней части страницы слева. Содержит название города или населенного пункта, где издается документ.
Гриф документа — располагается с правой стороны под кодом — формы. Записывается с середины строки для служебного пользования, секретно, совершенно секретно.
Адресат — располагается с правой стороны в верхней части страницы. Каждый элемент — название учреждения, подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес — пишется с середины новой строки с большой буквы. Если документ адресован в учреждение, то почтовый адрес указывается после названия учреждения, структурного подразделения и фамилии должностного лица, а когда частному лицу — тогда перед ее фамилией.
Например:
Типография Пресса 252030, г. Киев,
Украина ул. Пирогова,
Главному ре-12, кв. 6
Дакторови Никонову М. П.
Романову А.
Гриф утверждения — располагается в верхней правой части документа. Утверждение — способ удостоверения документа после его подписания, Который санкционирует распространение действия документа на определенный круг структурных подразделений, организаций или должностных лиц. Элементы грифа утверждения:
— Слово УТВЕРЖДАЮ;
— Название должности;
— Личную подпись;
— Инициалы и фамилия лица, утвердившего документ,
— Дата утверждения.
Например: УТВЕРЖДАЮ
Директор школы
(Подпись) JLC. Семенова.
07.10.96
Резолюция — размещается в правом верхнем углу. Если это место занято другим реквизитом, то резолюцию помещают на любой свободной площади лицевой стороны страницы документа, кроме полей. Состоит из следующих элементов: — фамилия и инициалы исполнителя, которому отправлен документ, — указание о порядке в характере исполнения документа — срок исполнения документа; — личная подпись руководителя; — дата. Как исполнители в резолюции указываются должностные лица, а не структурные, подразделения. Ответственным за выполнение документа является лицо, включенное в резолюции первым.