1 Документирование управленческой деятельности.

Самостоятельно изучить вопрос: Правила оформления бланков и формуляров документов

БЛАНК документа (официального) — это стандартный лист из бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, оставленным для переменной. Установлены два виды бланков ОРД (ГОСТ 6.38-90):

• для служебных писем;

Общий (Для изготовления приказов, протоколов, распоряжений, постановлений, указаний и других ОРД).

Для изготовления тех или иных бланков документов установлено два варианта расположения реквизитов:

• угловое — постоянные реквизиты располагаются в левом верхнем углу листа

• продольное — постоянные реквизиты располагаются вдоль верхней части листа

В свою очередь, и угловое, и продольное расположение реквизитов может быть:

• флагов — каждая строка реквизита начинается от левой границы рабочей площади

• центрированным — начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ отведенной рабочей площади.

Формуляр-образец ОРД определяет рабочую площадь и берега документа (на рис. 4 берега заштриховано).

Рабочая площадь документа — это площадь унифицированной формы или бланка документа, предназначенная для заполнения основными реквизитами.

Берега документа — это площади, предназначенные для закрепления документа в технических средствах хранения, а также для нанесения специальных меток изображений.

ГОСТ 6.38-90 (согласно ГОСТ 9327 — 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») устанавливает два формата бумаги для изготовления служебных документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм).

В ГОСТ 6.38-90 установлены следующие размеры берегов формуляра-образца:

• левого — 20 мм (8 пробелов);

• правого — не менее 8 мм (3-4 пробелы);

• верхнего — не менее 10 мм (3-4 интервалы);

• нижнего — не менее 8 мм (2-4 интервалы).

Однако на практике в большинстве случаев придерживаются размеры полей согласно старому ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец »:

• левого — 35 мм (13 пробелов);

• правого — не менее 8 мм (3-4 пробелы);

• верхнего — 20 мм (4 — 5 интервалов);

• нижнего — не менее 19 мм (для формата А4), не менее 16 мм (для формата А5).

Левый берег предназначен для нанесения реквизитов 2, 20, а также для закрепления документа в технических средствах хранения; правый берег — это резерв, оставленный для сохранения текста документа; верхний берег предназначен для проставления страниц, нанесение реквизитов 1, 4, 5; нижний — для нанесение реквизитов 29, 30, 31.

Если документ оформляют также и на обороте листа (срок хранения такого документа должна составлять не более 3 лет), то левый и правый берега на обороте соответственно меняются местами (левый — 8 мм, правое — 20 мм), а верхний и нижний — остаются без изменений.

В документах, изготавливаемых на листах формата А4 и содержательная Часть которых имеет вид табличных форм, допускается размещение основных реквизитов параллельно длинной стороне листа (см. рис. 2).

На рис. 1-4 штриховыми линиями обозначены границы реквизитов, которые изменяются в предусмотренных стандартом случаях (номера реквизитов обозначены цифрами в кружках).

Оформляя конкретный документ, применяют не все реквизиты, а лишь те, которые необходимы при изготовлении документов этого типа и считаются обязательными в соответствии с юридическими требованиями.

Согласно ГОСТ 6.38-90 допускается размещение реквизита С на площади, отводимой для реквизита 6, соответственно располагают ниже реквизита 3.

Реквизиты 2 располагают на уровне реквизита 7 (на левом берегу).

Если объем реквизита 16 или 17 великоват, то реквизит 18 можно писать на любой свободной площади рабочего поля первой страницы документа.

В многостраничных документах реквизиты 22 — 28, 30 проставляют на последней странице на площади, отведенной формуляром-образцом.

Реквизит 25 оформляют выше реквизит 24.

Вопросы для самоконтроля знаний:

Дайте характеристику документа как информации, используемой в управлении.

Что такое бланк документа?

Что определяет формуляр-образец ОРД?

Каковы размеры берегов формуляра-образца установлены ГОСТ 6.38-90?

Для чего предназначен левый берег документа?

Основная рекомендуемая литература.

1. ДСТУ 2732-94. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. ДСТУ 2392-94. Информация и документация. Термины и определения.

3. ДСТУ 2395-94. Информация и документация. Основные требования к документам.

4. ДСТУ 3008-95. Документация, отчеты в сфере науки и техники. Структура и правила оформления.

5. ГОСТ 6.10.2-83. Унифицированные системы документации. Термины и определения.

6. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные положения.

7. Диденко А. Н. Современное делопроизводство. — К. — 1998.

8. Палеха Ю. И. Организация общего и кадрового делопроизводства. Ч.1 и 2. — М. — 1993.

9. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство. — М. — 2003.

10. Погиба Л. Г., Грибниченко Т. А., Баган М. П. Составление деловых бумаг. Практикум. — М. — 2002

Вспомогательная рекомендуемая литература.

11. Кузнецова Т. В. Делопроизводство. — М. — 2002.

12. Андреева В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы. М. — 1996.

13. Головач А. С. Образцы оформления документов. — Донецк — 1997.

14. Сборник типовых договоров. В помощь деловому человеку. — Донецк. — 1994.

15. Лавренова Г. И. Конспект лекций по дисциплине Делопроизводство. — Мариуполь, ПГТУ.-2005.