bannerka.ua

Делопроизводство как отрасль ведения документивстановлення документирования — № 1

Делопроизводство как отрасль ведения документов.

1.Понятие делопроизводства. Виды делопроизводства.

2. История развития делопроизводства.

3.Документ. Классификация документов.

1. Делопроизводство — Это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий. Основными элементами делопроизводства являются письменные документы и документирования, а именно создание документов.

Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой и эффективной работы предприятия, учреждения или организации.

В делопроизводстве различают:

Административное (общее) делопроизводство — это операции по документированию распорядительной и исполнительной деятельности организации или предприятия. Документы, применяемые при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности органов государственного управления называются организационно-распорядительной документацией (ОРД).

К ним относятся постановления, решения, распоряжения, приказы в общих вопросах, указания;

Справочно-информационные (справки, протоколы, акты, докладные и объяснительные записки, служебные письма, отзывы, доклады, отчеты, договоры и др.).;

С кадровым вопросам (заявления, приказы, личные листки, трудовые книжки, личные карточки, характеристики и др..)

Личные официальные документы (предложения, заявления, жалобы граждан, автобиографии, расписки, доверенности и др.)..

Применение стандартов ОРД для организаций, учреждений и предприятий страны стало подготовкой к унификации систем документации, используемых в управлении.

Унификация — это установление единого комплекса видов и разновидностей управленческих документов для аналогичных управленческих ситуаций, единых форм и правил составления и оформления документов. Унификация документов включает их стандартизации, уменьшения количества видов и разновидностей документов, установление определенного круга деловых бумаг с помощью которых осуществляется управленческая деятельность.

Такие нормативы закреплены законодательно в виде Единой государственной системы делопроизводства (ЕДСД), инструкциями, ведомственными нормативными документами по вопросам делопроизводства. Основные положения ЕДСД распространяются на организационно-распорядительную документацию. Некоторые положения являются обязательными для исполнения, другие носят рекомендательный характер.

Специальное делопроизводство — это работа с документами, специфичными для каждой из функций управления, а также для таких областей деятельности как транспорт, связь, статистика, юриспруденция, военное дело. Среди специального делопроизводства различают: бухгалтерское, нотариальное, военное, делопроизводство по личному составу учреждения и др..

Делопроизводство в учреждениях организуется в зависимости от их вида, особенностей работы, объема документооборота. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих, внутренних документов в год. В зависимости от объема документооборота учреждения делятся на четыре категории: с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год, от 25 000 до 100 000 документов, 10 000-25 000 документов в год; до 10 000 документов в год.

В зависимости от структуры учреждения и объема документооборота система ведения делопроизводства может быть: а) централизованная — применяется в учреждениях с документооборотом до 10000 документов в год, с небольшим количеством структурных подразделений б) децентрализованная — в учреждениях с территориально обособленными структурными подразделениями и документооборотом более 100000 документов в год.

3. Согласно действующему законодательству органы управления создают:

Кабинет министров — постановления и распоряжения;

Министерства — приказы, инструкции, указания;

Государственные комитеты и комиссии — постановления, инструкции, указания;

Главные управления и управления при КМУ — приказы, инструкции, указания;

Исполкомы Советов народных депутатов, их управления и отделы — решение (исполкомы), распоряжения (исполкомы), приказы (управления и отделы исполкомов);

Владельцы промышленных и производственных объединений, фирм, трестов — приказы, инструкции, указания;

Владельцы, предприятий, учреждений, организаций — приказы, инструкции, распоряжения (предприятия), указания.

Управленческие документы имеют свои особенности:

Создаются и используются органами управления в соответствии с установленной компетенцией и поставленными задачами;

Служат средством закрепления функций органов управления;

Содержат информацию справочного и правового характера, отражающих природу исполнительной и распорядительной деятельности определенного органа управления;

Процесс их создания, форма, содержание, пределы действия регулируются правовыми нормами, что придает им общеобязательность исполнения.

Совокупность действий органов управления по созданию и использованию документов называется документированием управленческой деятельности.

Органы управления по наиболее важным вопросам издают постановления, решения, приказы, а по менее важным — распоряжения, указания.

2.История развития делопроизводства .Делопроизводство в своем развитии прошло несколько этапов этап: приказном делопроизводство (XV — XVII вв.). Особенности делопроизводства в этот период:

1. Документы — в виде столбцов — текст на полосах бумаги шириной 15-17 сантиметров. Обратная сторона использовалась для адреса резолюции, пометок. Документ имеет форму свитки.

2. Делопроизводство начиналось с момента получения документа, на котором ставилась дата получения. Потом — подготовка к докладу. Обсуждение — приговоры приказа. Составлялся документ — ответ.

3. Подпись дьяка, отвечавшего за составление документа ставился на склейку документа. Автор документа — тот человек, который выполняла записи текста.

4. Документы систематизируются по определенным признакам.

5. Виды документов — приказы царя, предопределения боярской думы, указные книги. Приказы слали друг другу «памяти», формой обращения в государственные учреждения были челобитные.

6. Налаживается архив, документы хранятся в приказных избах.

7. Появляются особые формы документов — книги: — для денежных операций — приходно-Расходные — для учета пошлин — Митницкий — для учета урожая — умолотни и прочее.

8. В документах ведется перечисление титулов, званий, полномочий.

9. Различали тексты лицевой и оборотной стороны листа. Площадь листа, где размещался текст имела свои названия. Верх листа — «голова», а часть под основным текстом — «испод».

10. Делопроизводство было основано на канцелярских традициях и не регулировалось законодательством. На землях правобережной Украине, постепенно входили в состав княжества Литовского применялись актовые книги (с XIII до конца XVIII века). Книги делились на: — секретные (уголовные дела) — нотатни (дарственные, купчие, долговые, контрактные документы) — текущие (для жалоб, свидетельств, заявлений). Этот период называют актовое делопроизводство.

II период. Коллежского делопроизводство (с XVIII века). Характерные признаки делопроизводства:

1. Петр I в 1699 году вводит гербовую бумагу, а в 1700 году заменяются столбце тетрадями. 28 февраля 1720 образован «Генеральный регламент государственной коллега», где оформлена система документирования и делопроизводства коллегии — коллежского делопроизводство. Это система норм по документированию внутренней деятельности коллегий и их переписке с другими учреждениями.

2. Упорядоченная система регистрации, введены журналы. Разработана система справочного аппарата — настольный реестр. Журналы А и В — для регистрации исходящих документов, а С и Д — о получении. В документах обязательно проставлялась дата и номер.

3. Заложены основы учета и хранения документов: «архив». Образуются архивы, коллегии, текущие архивы, государственные архивы. Группировка дел в архивах. Группировка документов по делам по содержанию, географическому признаку.

4. Документы, вращающихся письма, доношенного, реляции, просьбы, требования. Во всех учреждениях образуются документы за денежной и материальной отчетности. Для оформления сделок в XVIII веке был образован письменный порядок их осуществления.

5. Часть документов составляется по генеральными формулярами.

6. Наиболее важные документы составлялись секретарем.

III этап. Исполнительное делопроизводство. Характерные признаки делопроизводства:

1. Сперанский Г. С. предложил «Общее учреждение министерств», где была разработана система ведения делопроизводства и отчетности.

2. Документы этого периода: донос, рапорт, реляция, рескрипты, циркуляры.

3. Применяются бланки с угловыми штампами, содержащие данные об организации.

4. Порядок прохождения документов по инстанциям в регламентируется.

5. Документы сложные по состоят из 3-х частей: — введение с вложением дела; — обоснование с посылками на законодательство; — заключение с выводами, предложениями.

6. Дела, решаемые делятся на три категории: — неотложные; — срочные, — текущие. IV этап.

Советский период развития делопроизводства. Характерные признаки делопроизводства:

1. Совершенствование систем делопроизводства, учета, сформированные ЦСУ.

2. Внедрение принципов научной организации труда, в систему делопроизводства,

3. Образующиеся системы стандартов по документации, единая государственная система документации (ЕДСД), общесоюзные классификаторы, унифицированные системы документации, специальные системы документации.

4. Образовано Главное архивное управление при Совете Министров СССР, контролировавшего документационного часть делопроизводства учреждений.

5. Разработана Государственная система документационного обеспечения управления. Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа. 1-й — 1970-80 гг Большинство считали, что традиционные Методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут устранены документами на электронных носителях. 2-й — с середины 80-х гг Это этап сосуществование традиционного делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет длительным. В США рекомендуется сохранять на неопределенный срок бумажный документ наряду с машинным носителем.

3. Документ. Классификация документов

Документ — это материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленный в сводном порядке и имеет соответствии с действующим законодательством юридическую силу (ДСТУ 2732 — 94 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Классификация документов — это деление их на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Цель классификации состоит в повышении оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. В текущей работе классификация документов осуществляют на этапе группировки их в дела.

Важнейшей классификационным признаком документа является его содержание, в частности отношение зафиксированной в нем информации к предмету или направлению деятельности. Согласно этому выделяют различные виды документов по признакам классификации и группами:

· По наименованию / Заявление, письмо, справка, инструкция, телеграмма, протокол и др..

· По происхождению / Служебные (созданные организациями, должностными лицами, которые их представляют) и личные (созданные отдельными лицами вне сферы их служебной деятельности).

· По месту возникновения / внутренние (имеют силу только внутри определенной организации) и внешние (является результатом общения учреждения с другими организациями).

· По назначению / по личному составу, кадровые, справочно-информационные, организационные, распорядительные, хозяйственно-договорные.

· По направлению / входящие и исходящие.

· По форме / стандартные и индивидуальные.

· По срокам исполнения / Обычные бессрочные, срочные, очень срочные.

· По степени гласности / для общего пользования, служебного пользования, тайные, совершенно секретные.

· По стадиям создания / Оригинал — основной вид документа, первый и единственный его экземпляр. Имеет подпись и при необходимости печать и штамп. Копия — точное воспроизведение оригинала с пометкой копия.

· По сложности / простые и сложные.

· За сроком хранения / временного (до 10 лет), длительного (свыше 10 лет), постоянного хранения.

· По технике воспроизведения / рукописные, воспроизведении механическим способом.

По носителем информации / на бумаге, диске, фотопленке, дискете, магнитной ленте.

По содержанию документы делятся на:

Организационно-распорядительные;

• финансово-расчетные;

• снабженческо-сбытовые и прочее.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) — Это управленческая документация, которая служит способом осуществления и регулирования процессов управления. Документы, относящиеся к ОРД, можно условно разделить на следующие группы:

Организационные (Положения, инструкции, правила, уставы и т. д.);

• распорядительные (постановления, решения, распоряжения, указания и т. п.);

• справочно-информационные (справки, протоколы, акты, объяснительные и служебные записки, служебные письма, отзывы, планы работы, телеграммы, телефонограммы, отчеты, доклады и т. п.);

• по кадровым вопросам (заявления, приказы по личному составу, личные карточки, трудовые книжки, характеристики и т. д.);

Терминологический словарь

Делопроизводство — Это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий. Основными элементами делопроизводства являются письменные документы и документирования, а именно создание документов.

Документ — это материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленный в сводном порядке и имеет соответствии с действующим законодательством юридическую силу.

Рекомендуемая литература:

1. Бондарева Т. М. Секретарское дело. — М.: Высшая школа., 1995.

2. Блощинский В. А. Современное делопроизводство: Учеб. пособие.-К,: Центр учебной литературы, 2005.

3. Веселов П. В. Профессия — секретарь. — М. Маркетинг, 1996.

4. Глущик С. В., Дияк В., Шевчук С. В. Современные деловые папери.-К.: А. С. К., 2003.

5. Головач А. С. Зразкы оформления, документов: Для предприятий и граждан. — Донецк: Сталкер, 1999.

6. Диденко А. Н. Сучасне диловодство.-К.: Лыбидь, 2004.

7. Кузнецова Т. В. Степанов Е. А., Филиппов Н. Г. Делопроизводство и техническая документация.-М.: Высшая школа, 1991.

8. Кузмичев В. И. Делопроизводство без проблем К., 1997

9. Кулиниченко ВЛ. Деловые бумаги и документы предпринимательской деятельности. — М.; 1996.

10. Молдованов М. И., Сидоров Г. М. Современный деловой документ: Образцы важнейших документов на украинском языке. — М.:, 1992.

11. Палеха Ю. И. Документационное обеспечение управления: Учебник. — К., МАУП, 1997.

12. Погиба Л. Г., Грибиниченко Т. А., Баган М. П. Составление деловых бумаг. Практикум: Учеб. Пособие. — К., 2002.

Tagged with: , , , ,
Posted in Делопроизводство
Перечень предметов
  1. Бухучет в ресторанном хозяйстве
  2. Введение в специальность 4к.2с
  3. Высшая математика 3к.1с
  4. Делопроизводство
  5. Информационные технологии в области
  6. Информационные технологии в системах качества стандартизаціісертифікаціі
  7. История украинской культуры
  8. Математические модели в расчетах на эвм
  9. Методы контроля пищевых производств
  10. Микробиология молока и молочных продуктов 3к.1с
  11. Микропроцессорные системы управления технологическими процессами
  12. Научно-практические основы технологии молока и молочных продуктов
  13. Научно-практические основы технологии мяса и мясных продуктов
  14. Общая технология пищевых производств 4к.2с
  15. Общие технологии пищевых производств
  16. Организация обслуживания в предприятиях ресторанного хозяйства
  17. Основы научных исследований и техничнои творчества
  18. Основы охраны труда
  19. Основы пидприемницькои деятельности и агробизнеса
  20. Основы физиологии и гигиены питания 3к.1с
  21. Пищевые и диетические добавки
  22. Политология
  23. Получения доброкачественного молока 3к.1с
  24. Прикладная механика
  25. Прикладная механика 4к.2с
  26. Теоретические основы технологии пищевых производств
  27. Технологический семинар
  28. Технологическое оборудование для молочной промышленности
  29. Технологическое оборудование для мьяснои промышленности
  30. Технология продукции предприятий ресторанного хозяйства
  31. Технология хранения консервирования и переработки молока
  32. Технология хранения, консервирования и переработки мяса
  33. Технохимическому контроль
  34. Управление качеством продукции ресторанного хозяйства
  35. Физика
  36. Физическое воспитание 3к.1с
Возможно Вы искали: